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用友手把手教你使用电子发票报销费用

作者:上海悦流软件有限公司 浏览: 发表时间:2021-08-10 09:00:00


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今年年初,用友在多年的研究、技术积累和研发投入的基础上,成立了电子发票事业部;

3月23日,首度推出电子发票服务平台 ,并加快了对“互联网+电子发票”相关解决方案的研发;

6月29日,用友举办了“智能财税 生态互联”电子发票企业级应用高峰论坛,近200位企业高管、专家学者以及媒体代表一起,探讨中国企业如何利用互联网为代表的新一代信息技术实现转型升级和管理提升、如何将电子发票和会计档案新技术融入到企业、电子发票与会计档案如何实现和运用等重要议题。

现将与你有关的内容整理如下,不局限本次论坛。


“互联网+电子发票”时代来临


2015年底,***税务总局发布《关于推行通过增值税电子发票系统开具的增值税电子普通发票有关问题的公告》,以及***档案局、财政部发布***修订的《会计档案管理办法》,这一系列新举措表明,电子发票越来越受到政府和企业的关注,迎来了新的发展契机。推行电子发票是***实现互联网+战略的重要基础性工作,传统企业正积极探索全新的发展模式和互联网+的管理方式。


用友网络董事长兼CEO王文京表示:随着“互联网+”时代的来临,电子发票作为信息时代发票形态及服务管理方式变革的新产物,必将取代纸质发票。电子发票是储存信息系统的电子记录信息,是全新的无纸化发票形式,是信息时代发票形态及服务管理方式变革的新产物。


“互联网+电子发票”不仅突破了传统纸质发票的局限性,还将有助于推行电子交易、会计核算及税收征管等互联网化。作为电子发票最重要的参与者,用友公司在2014年就宣布全面进军企业互联网的战略,目前正持续推进“软件”、“云服务”、“金融”三大板块的融合创新,电子发票、会计档案是用友云服务”中战略性、基础性的公共服务业务,对接了用友的全线“软件”产品。


中国企业家联合会/中国企业家协会常务副会长兼理事长李德成表示,用友在过去多年中,一直致力于用信息技术推动中国商业与社会的进步,今天,利用先进的云计算、大数据构建电子发票平台,服务智能财税、对接生态互联、实现财税闭环,是中国“互联网+行动计划”的有力推动者。


用友网络助理总裁/电子发票与会计档案事业部总经理宋艳果表示:用友电子发票服务平台通过提供电子发票及工作协同、交易支付等全方位的服务,可以为企业带来四大价值:一、实现企业上下游数据互连互通,减少数据孤岛,提高运营效率,实现精细管理;二、缩短企业回款周期,减少资金占用,加速经济微循环;三、帮助企业归集和管理多平台、多来源的电子发票,杜绝原来纸质发票带来的假票、丢失、污损等方面的风险,降低发票管理的成本;四、整合金融、营销等各方面服务资源,打造企业服务生态圈。


其中,在推动企业业务创新方面,用友电子发票服务平台可帮助企业进行流程再造、数据金融服务、筹划及管控。流程的再造包括企业收支、进销、往来、报销、税务申报等;而通过发掘电子发票大数据优势,则可以为企业提供贷前评估、贷后监控、应付贷等创新金融服务,帮助企业实现对行业风险的预测及管控,优化企业成本结构及税收筹划。


与此同时,用友公司也在积极推进“互联网+电子发票”相关解决方案的研发。基于众多ERP产品用户的业务需求,用友建立了以大数据云服务为特征的技术平台,与阿里、百望股份、腾讯等多家第三方交易平台对接,并实现开票、流转、收票、报销、入账、归档的无缝衔接,通过移动应用简化原本繁琐的发票处理和报销流程,为财务工作者、企业管理者及员工带来无比便捷的舒适体验。

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电子发票对于企业来说,只是实现财务、税务互联网化的重要一环,电子发票的物尽其用还需要与更多的电商平台对接,并与企业内部已有的管理系统相融合,形成一个完整的闭环。


为此,用友电子发票服务平台不仅已经对接了阿里电商平台及腾讯企业号,未来将接入更多电商、自建平台及第三方服务平台。支持企业从多种平台上取得电子发票,通过报销和采购模块进入到企业内部入账。对于使用用友产品的大量客户,用友电子发票服务平台可提供系统无缝对接,实现了企业商业数据以电子发票为媒介,通过销售、采购、报销、入账等企业经营流程,在企业与企业间的自由流转;针对非用友产品用户,该平台提供了标准API接口,通过接口为企业提供电子发票服务。


手把手教你使用电子发票


相比较传统纸质发票,电子发票利用CA等数字认证技术记录的方式记录双方交易信息,具有不可篡改、成本低廉、易交互、易存储等多方面的优势。不仅如此,电子发票的实施,还有助于税务工作的流程简化、绿色环保、节约成本和强化征管。


用友集团电子发票与会计档案事业部产品总监张艳军,一位拥有10年财税信息化经验的注册税务师,手把手教你使用电子发票。


 如何申请开具电子发票?


根据《***税务总局关于推行通过增值税电子发票系统开具增值税电子普通发票有关问题的公告》(***税务总局公告2015年第84号)中规定,选择使用增值税电子发票的纳税人,与现有的纳税人登记、票种核定等流程一致。


具体开具流程如下:


 电子发票如何报销入账?


《关于推行通过增值税电子发票系统开具的增值税电子普通发票有关问题的公告》中明确,增值税电子普通发票的开票方和受票方需要纸质发票的,可以自行打印增值税电子普通发票的版式文件,其法律效力、基本用途和基本使用规定等与税务机关监制的增值税普通发票相同。


同时新修订的《会计档案管理办法》(中华人民共和国财政部***档案局令第79号)第八条、第九条的规定,符合条件的电子发票,可仅以电子形式保存,形成电子会计档案。


虽然政策上规定打印的电子发票可以入账,但实际具有法律效力的原始凭证是电子文件,因此电子发票真正意义上的入账应与企业会计信息化核算软件相对接。


如何入账包括以下几个流程:

(一)获取电子发票。企业报销或采购入账的电子发票可能通过多种渠道获取,如直接在电商网站上下载,通过邮件接收或是通过用友电子发票服务平台来归集。

(二)报销审批,企业员工可通过报销系统填写报销审批单,通过主管人员审批进入会计记账和支付环节。

(三)发票入账。财务人员可通过报销系统查看附带的电子发票,并在验证后进入记账,电子发票作为记账凭证的附件进行保存了。


 下面用一个具体的案例来展示:

(1)使用用友云报销app登陆,选择电子发票


(2)进入用友电子发票服务平台,选择本次需要报销的电子发票进行费用报销


(3)查看电子发票


(4)下载电子发票,选择电子发票提交推送到企业后台报销系统和账务系统 


关于电子发票的Q&A


1、一张发票报两次帐怎么控制?

答:大家知道电子发票是一种电子文件,是可以复制的。因此要想杜绝电子发票重复入账,就需有技术手段支持。


用友的电子发票服务平台就提供这项服务,对于归集到用友电子发票服务平台的每一张发票,平台都会为它建立一个档案记录它的生命周期。


因此这张发票是由谁经手的,正处于何种状态(报销中、审批中、已入账、已归档)都会详细记录,一张发票只能入账一次,再次入账就会报错。


2、那意思是需要买系统吗?

答:准确来讲,应该是买服务


3、那什么样的系统可以像刚才那样列出该公司的发票呢?

答:用友提供的电子发票服务可以帮助企业归集和管理电子发票。


4、付款方怎么取得发票报销?

答:可以通过手机短信、邮件、或是微信等多种渠道获取。


5、这系统是独立使用还是配套使用呢?

答:这是一个云服务,是与企业财务核算系统对接的。


6、下载电子发票,推送到企业的后台报销系统和财务系统?这个是不是要求企业的财务软件要有端口可接收。

答:我们提供标准接入,这个接口是对外公开的。


7、从刚才发的图片看报销单种类很细,必须得分开报吗?比如同一次出差旅费,也有招待费,能合并报销吗?

答:这个报销单是可以自定义的,主要看企业自已的规定。


8、像我们公司只安装了用友的总帐系统,固定资产系统,能直接接入端口。需要安装配套的软件吗?

答:可以接入,但需要升级系统。


9、可以接入那就是说不需要另外购买这个系统了。也就是说可以免费使用,是吗?

答:只要升级原有系统就可免费接入电子发票服务平台。


10、一般企业财务可以自行实现端口接入,还是只能依靠用友的技术人员实现?

答:接入电子发票服务平台需要企业财务系统支持接口,需要升级。


11、这套服务的年消费是多少呢?

答:目前对电子发票收票服务是免费的,开票服务收费。


12、如果财务系统是非用友系统可以接口吗?

答:可以,但需要原厂商升级系统以支持接口。



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